Vertriebscontrolling

Unter Vertriebscontrolling versteht man die „zielgerichtete Steuerung des Vertriebs zur Umsetzung und Erfolgskontrolle der Vertriebsstrategie eines Unternehmens“.

Es unterstützt die Unternehmensführung bzw. die Vertriebsleitung durch Informationen, Steuerung und Kontrolle und misst den Erfolg von Vertrieb und Vertriebsstrategie in der Praxis.

Man unterscheidet in strategisches und operatives Vertriebscontrolling. Ersteres behandelt die mittel-/ und langfristige Erreichung qualitativer Faktoren wie Vertriebskonzepte, Marketingstrategien und Kundenverhalten.

Das operative Vertriebscontrolling fokussiert eher auf die kurzfristigen, quantitativen Faktoren wie Deckungsbeitrag, Kundengruppen, Geschäftsarten und Berechnungen.

Unserer Auffassung nach muss ein effektives Vertriebscontrolling immer sowohl quantitative als auch qualitative Erfolgsfaktoren umfassen.

Für die Sicherung des Geschäftserfolges – so die Minimalanforderung – ist eine aktive Steuerung des Vertriebs immanent wichtig. Jede Unternehmung braucht ein wirksames Vertriebscontrolling, unabhängig von der Größe der Vertriebsorganisation (ob diese aus explizit keinem oder hunderten Vertriebsmitarbeitern besteht).

Nur wer steuert, anstatt zu reagieren wird langfristig erfolgreich sein.

Der Zweck des Vertriebscontrollings:

• Überprüfung inwieweit der Vertrieb mit den Unternehmenszielen kongruent läuft
• Transparente Übersicht zu vertrieblichen Aktivitäten
• Beurteilung von Vertriebsinstrumenten und -aktivitäten
• Blick auf den dem Unternehmen bekannten Markt und somit auch
• Aufdecken von „weißen Flecken“/„blind spots“
• Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter verstehen und quantitativ sowie qualitativ bewerten können
• Wissen, wie das Verhältnis zu (potenziellen) Kunden ist
• Vorschau / Forecast auf kommende Geschäftsabschlüsse
• Erlangen einer belastbaren Basis für Maßnahmen, den Vertrieb zu steuern

Um die Vertriebsleistung und den Erfolg der Vertriebsstrategie in der Praxis zu messen, um bestimmen zu können, ob der Vertrieb in seinen Aktivitäten kongruent ist zu den Unternehmenszielen, gibt das Vertriebscontrolling die quantitativen Rahmenbedingungen vor. Das Abstrahieren der Leistung in Kennzahlen und Verhältnissen / Ratios schafft hierbei die Hebel, um den Vertrieb lenken zu können.

A)   Aktivitäten und KPIs:

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir, welche notwendig und sinnvoll sind, exemplarisch können dies sein:

• Anzahl Neukundenkontakte (Besuche, qualifizierte Anrufe)
• Offene Angebote und Umsatzwert
• Abschlüsse gruppiert in Kundentyp (Neu-/Bestandskunde), Produkt-/Dienstleistungstyp, Umsatzhöhe

und legen die Aufnahme und Messung für das Vertriebsreporting fest. Hierbei unterstützen wir Sie auch gerne mit Tools und Vorlagen für die Dokumentation und das Reporting der Vertriebsmitarbeiter an die Vertriebsleitung bzw. Unternehmensführung.

B)   Betrachtung der Kundenentwicklung:

Auf Ihre Unternehmenssituation angepasst legen wir die Leitplanken fest und stellen Ihnen Vorlagen und Checklisten für die Berichterstattung Ihres Vertriebs zu Leads und Opportunities zur Verfügung. Exemplarisch hier der pragmatische Kurzbericht zu den Kundenkontakten:

1. Was war das Ziel?
2. Welche Inhalte wurden besprochen?
3. Was ist das Potenzial des Kunden jetzt und in naher Zukunft (Markt, Produkte/Dienstleistungen, Umsatz)? Aus welchem Grund wird das Potenzial so gesehen?
4. Welche Erfolgswahrscheinlichkeit hat der Lead/die Opportunity?
5. Was sind die nächsten Schritte?

Hierauf folgen Ergebnis und Planung der Vertriebsmaßnahmen.

C)   Analyse von Kundendaten, Vertriebsinstrumenten und -aktivitäten:

Gerne erstellen wir für Sie z.B. Kundenprofile, Kundensegmentierung und ein Gesamtbild anhand der Dokumentation der Aktionen und Ergebnisse.

Wir unterstützen Sie in allen Elementen des Vertriebscontrolling, in dem für Sie passenden Umfang. Immer pragmatisch und ergebnisorientiert.

Mit geschultem Blick schauen wir uns an, wie der Vertrieb aktuell aufgestellt ist und überprüfen die Kongruenz der Vertriebsziele zu den Unternehmenszielen. Bei Bedarf definieren wir gemeinsam mit Ihnen passende Vertriebsziele. Passen die Ziele überein, kümmern wir uns darum, wie Sie zur Zielerreichung gelangen, was dafür benötigt wird und woran Sie den Vertriebserfolg messen können.

Für jeden Schritt im Vertrieb definieren wir, welche Kennzahlen / Key Performance Indicators (KPIs) gemessen werden, und wie die Aktionen ins Verhältnis zu setzen sind.

Hierbei setzen wir ebenso auf quantitative wie qualitative Faktoren. Denn 20 erfolgreiche Akquisetelefonate führen beispielsweise zu 5 Terminen bei Kunden. Ist die Qualität der geführten Telefonate nicht optimal, rutscht die Quote schnell von 25% auf 5%. Somit ergibt sich bei gleichem Aufwand nur 1 Kundentermin. Das Zusammenspiel aller Faktoren bestimmt den Erfolg.

In der Grafik sehen Sie ein positives Beispiel für die erfolgreiche Sales Funnel Optimierung. Durch Steigerung der Qualität im Vertriebstrichter erhöht sich die Abschlussquote um das 10-fache bei gleichem Ressourceneinsatz. Neugierig geworden? Die ganze Erfolgsstory finden Sie unter Sales Funnel Optimierung.

Wenn Sie die Eckdaten und Ratios kennen, die relevanten Kennzahlen selektiert haben und kontinuierlich die Vertriebsleistung messen, wissen Sie wie Sie mit Ihrem Vertriebscontrolling den Vertrieb steuern, und wann und wie Sie in puncto Vertriebsaktivitäten die Verhältnisse verbessern und/oder die Schlagzahl erhöhen müssen.

Das Vertriebscontrolling gibt Auskunft über die Stellschrauben und darf nicht für sich allein als bestimmender Faktor für den Gesamterfolg des Vertriebs betrachtet werden. Sind die Themen aufgedeckt, tunen wir ebenso gerne mit Ihnen die relevanten Bereiche, mit treffsicheren Führungsinstrumenten, 1:1 Coaching für Ihre Vertriebsleitung, Führungskräfteentwicklung sowie Training Ihrer Vertriebsmannschaft, z.B. zur Optimierung der Kundenkommunikation.

Gerne unterstützen wir Sie im Vertriebscontrolling für das gesamte Unternehmen oder für einzelne Profitcenter. Von der Vertriebsstrategie über die Vertriebskennzahlen zur Vertriebssteuerung.

Über Tools wie beispielsweise Microsoft Excel®, Tableau® oder Qlik® werten wir für Sie Daten aus, visualisieren Ergebnisse, erstellen Übersichten und Management Dashboards, halb-/automatisierte Reports, sowie Vorlagen für das Vertriebscontrolling und die Dokumentation der Vertriebsaktivitäten.

Neben Kennzahlen, Ratios, Reports, Sales-Cockpits, Checklisten, Planungs- und Steuerungsinstrumenten für das Vertriebscontrolling stehen wir Ihnen auch gerne mit weiteren cleveren Methoden und Werkzeugen für den Vertrieb zur Seite.

Sprechen Sie uns einfach an. Als erfahrene Praktiker in der Vertriebssteuerung freuen wir uns auf Ihre Aufgabenstellung. Auch wenn Sie keine Excel-Nüsse mögen, wir knacken das für Sie.